Evrak imha

Kurumlarda veya kişisel arşivlerde imha edilecek evraklar, genellikle saklama süresi dolmuş, güncelliğini yitirmiş veya gizlilik arz eden belgelerden oluşur. İmha süreci, hem KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) hem de resmi arşiv yönetmelikleri çerçevesinde titizlikle yönetilmelidir.

İmha edilmesi gereken temel evrak kategorileri şunlardır:

1. Saklama Süresi Dolan Mali Belgeler

Türkiye’deki mevzuata göre çoğu mali belgenin 5 ila 10 yıl saklanma zorunluluğu vardır. Bu süre dolduğunda şu belgeler imha edilebilir:

• Faturalar ve Makbuzlar: Kesilme tarihinden itibaren 10 yıl geçmiş olanlar.
• Banka Dekontları ve Ekstreler: Genellikle 5-10 yıl sonra geçerliliğini yitirir.
• Yevmiye Defterleri ve Envanter Kayıtları: Kanuni saklama süresi tamamlananlar.

2. Kişisel Veri İçeren Belgeler (KVKK Kapsamı)

Kullanım amacı ortadan kalkan ve kişilerin mahremiyetini ilgilendiren her türlü belge imha edilmelidir:

• Eski İş Başvuruları ve CV’ler: İşe alım süreci tamamlanmış ve üzerinden uzun zaman geçmiş belgeler.
• Personel Özlük Dosyaları: Çalışan işten ayrıldıktan sonra kanuni yükümlülük süresi biten evraklar.
• Müşteri İletişim Bilgileri: Kampanya veya hizmet süresi sona ermiş listeler.

3. Güncelliğini Yitirmiş İdari Belgeler

• Taslak Metinler: Raporların, sunumların veya projelerin eski versiyonları.
• Notlar ve Karalamalar: Şifre, telefon numarası veya toplantı detayları içeren geçici notlar.
• Süresi Geçmiş Sözleşmeler: Fesih edilmiş veya yenilenmiş sözleşmelerin eski kopyaları.

4. Gizlilik Arz Eden Diğer Dökümanlar

• Eski Kimlik/Pasaport Fotokopileri: İşlem tamamlandıktan sonra saklanması riskli olan kopyalar.
• Sağlık Raporları ve Reçeteler: Tedavi süreci tamamlanmış ve arşiv değeri olmayan hassas veriler.
• Kredi Kartı Bilgileri: Kart numarası veya son kullanma tarihi içeren her türlü slipler.

İmha Yöntemleri Hakkında Önemli Not

Evrakları doğrudan çöpe atmak yerine, bilgi güvenliğini sağlamak için şu yöntemler tercih edilmelidir:

• Kağıt İmha Makineleri (Kırpma): Özellikle çapraz kesim yapan makineler verinin geri döndürülmesini engeller.
• Endüstriyel Parçalama: Büyük hacimli arşivler için profesyonel firmalar aracılığıyla yapılan işlem.
• Hamurlaştırma: Kağıtların geri dönüşüm tesislerinde tamamen eritilmesi.